【商用英文書信】必學商業英文重點,商用英文email、詢價、報價、小技巧一次搞定

寫商用Email時總是戰戰兢兢嗎?報價、詢價時總是依靠Google翻譯卻還是犯錯嗎?本文整理了商用英文書信、英文報價、詢價時常用的商業英文用法、範例及常見錯誤,讓你在辦公室不再看著螢幕苦思如何寫出專業英文信,不再因為商用英文頭痛。

實用商業英文100句

100句常用商業例句,包含 自我介紹、提議會面 、約定會面時間 、無法如期會面、更改/延後會面時間等常用e-mail句型! 快存到書籤裡以備不時之需吧!

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英文E-mail完整範例

商業英文e-mail 完整範例。對E-MAIL很不在行嗎、怕用法出錯嗎?只要照著範例寫就好囉!歡迎參考amazing talker職場英文系列專題文章!

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職場必備商用句型

100個使用頻率很高的商用英文單字,以及常用的句型30句, 除了減少出糗的機率外,更能提升專業度,增加在上司、同事前的好印象!


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如何寫出專業的商用英文書信?

一封專業的商業Email應該包含什麼?商業英文書信是需要有清楚架構、正式的文件,通常格式非常明確。商業英文書信包含聯絡資訊、稱呼、信函正文、簽名(出處)。


E-mail商業實用100句


精華商用英文句型大全

5個實用商用Email的撰寫原則:

1.保持正文的明確與簡潔 2.第一段清楚表明此信函的目的 3.第二段提供細節資訊 4.最後一段做小總結,再重述一次這封信的目的 5.感謝閱讀的結語,並放上後續計畫


E-mail完整格式寫信不頭痛

學會大原則之後,讓我們來看看常用的用詞和實用範例吧!

商用Email常見用語

1.期待

look forward to + N / Ving

[ 實用例句 ] We look forward to your prompt reply. 期待很快收到您的回音。


I think 15句表達方式

 2.若…則不勝感激

We would be obliged + if + you would/could + V

We would be grateful/thankful 

We would appreciate it……

It would be appreciated …….

[ 實用例句 ] We would be obliged if you would provide/furnish us with information on their financial status. 若能提供他們的財務狀況報表,則不勝感激.

3.煩請告知

Please advise/inform us of something

[ 實用例句 ] Please inform us of your terms of payment. 請告知貴公司的付款條件。

Please do not hesitate to let us/me know 

[ 實用例句 ] If there is anything we can do for you, please do not hesitate to let us know. 若有任何我們可以為您效勞的地方,請別客氣儘管告知。

4.隨函附上….

We enclose/are enclosing/have enclosed….

Enclosed is/are…..

[ 實用例句 ]Enclosed are our latest catalog and price list. 隨函附上本公司最新的目錄及價目表。

寫英文報告、e-mail的好幫手:5個英文文法檢查必備網站

英文報價常見用語

1.我們的報價如下:(很高興報價如下)

We are pleased to quote as follows:

2.打…. 折

offer (sb) a discount of ___% 

offer (sb) a ___% discount 

[ 實用例句 ]We offer a 20% discount off list prices.

英文詢價常見用語

1.請提供_____的報價

Please quote for the supply of_____

2.請提供(運送方式)的報價

(Would you) please quote prices C.I.F./F.O.B. 地名 …    [ 實用例句 ]Would you please quote prices C.I.F. Tokyo for the following items: 請報上下列物品CIF Tokyo 的價格

範例

英文詢價email範例

Dear Sir/ Madam, I would like to request a quote for a __. I have seen that your company sells several different models, but since I need it to ____ and ____, I feel the ___ would be the most appropriate. I would also know how long it would take to ship the _ to [place where you live]. Thanks in advance, [Your Name]

英文報價email範例

Dear Sir/ Madam, We received your enquiry about

__. Thank you so much for your interest! We are offering the discount as a reward for loyal customers like you. Please find attached to this email details on the various discounts available. The discounts are based on t __

. In addition to this, the purchased products will be delivered free of charge anywhere within the city. We look forward to seeing you soon so that you can enjoy this new offer. Please, do contact us if you have additional queries. Thanks again! Best regards, [Your Name]

E-mail完整格式

寫英文信件、Email總是頭痛又無法下筆嗎?小編提供你完整的Email格式,讓寫Email不再頭痛!

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別再用 I think了

普遍而言,大家都有一個通病—就是除了I think以外就想不到還有什麼句式可以用。你有這個問題嗎?不妨學習一下以下15個句式,嘗試用不同的句子表達個人想法,不要再重覆使用I think了!

七大商用英文課程

又要跟國外客戶通話、書信往來覺得頭痛嗎?想進外商卻害怕英文面試關卡?本篇精選7間商用英文課程(線下、線上、海外遊學),深度比較各家優缺點,選擇商用英文課程看這篇就對了!


七大商用英文課程推薦

AIDA與8C必學溝通技巧

AIDA通常用於廣告領域或者銷售溝通,但在商業書信上也是很有效的溝通方式。這四個單字由Attention(注意)、Interest(興趣)、Desire(慾望)與Action(行動)所組成,善用AIDA可以讓你的溝通夠有效率地達成想要的目標。


五大英文簡報攻略

1.Attention 注意

可以善用格式安排、字體粗細色彩、標點符號等,很快就能讓對方知道你想表達的重點。

You must focus on THIS PROJECT or we will not achieve our goal.

像這樣,很快就能讓對方知道重點在哪邊。
善用問題引導對方也是一種選擇。

Do you know how can we finish that in an hour?

問題稍微誇飾一些些,更能夠引起對方的好奇。
或者善用破題法,文章一開始就抓住對方的目光。

Our manager will not approve your purposal.Because….
Because…..,our manager will not approve your purposal.

兩者比較起來,第一句的張力顯得強力許多。

2.Interest 興趣

引起對方的注意之後,就要盡快丟出讓對方感興趣的話題,讓你想要表達的主題可以延續下去。話題如果有幾點要說明,可以用符號或者數字來條列式讓對方更清楚。要引起對方的興趣也可以用提問的方式,但千萬不要賣關子,用自問自答的方式很快給對方答案。給予對方的答案要與事實有關,但不要陳述太多詳細資料讓對方覺得很枯燥乏味。既然要引起對方的興趣,可以盡量用輕鬆有趣一些的口吻。如果你要報價給對方時,就不要在這時候太清楚講價格注意事項或者退費條款之類。可以用輕鬆點口吻如下:

How much you need to spend here?
Our roundtrip seaplane transfer charges are as follows;

1.US$360.00 per adult & US$180.00 per child
2.US$370.00 per adult & US$185.00 per child on weekend
3.US$300.00 per adult & US$150.00 per child over 4 nights.
Don’t worry.Our captain is very humorous, and we won’t charge for listening his jokes.

3. Desire 渴望

對方有了興趣之後,無論商用報價或者詢價,要如何讓對方想進一步跟你合作呢?可以利用過去合作成功的經驗,把你的產品、服務,或者公司曾經為合作夥伴帶來的好處都提出來,讓對方知道你想要什麼以及你可以為對方提供什麼?但盡量不要使用太專業的商用術語,簡單明瞭地提出合作的好處即可。

We are very interested in your products,details as our Enquiry Note No.1133 attached.We are an old and well-established exporter in Taiwan.We have been working with SONY for ten years.Pleased to establish long-term relationship with you.

Your prompt reply will be much appreciated.

4. Action 行動

無論這封商用書信的目的是什麼,催促讀者去完成你想要的目的。無論是購買產品、給予報價、或者瀏覽頁面,給予一個確切的行動流程加速讀者完成行動。

Kindly advise us your international arrival and departure flight details along with the full name and age of all travelling guests so that we would be able to arrange your seaplane transfers accordingly.

Kindly send us the above information to xxx@xxx.com.tw

8C指的是Clearness(清楚)、Conciseness(簡潔)、Correctness(正確)、Courtesy(禮貌)、Considerateness(體貼)、Concreteness(具體)、Completeness(完整)、Concinnity(雅緻),掌握這些原則讓你的信件更加專業。


請假出差、加班英文一次搞定

1.Clearness 清楚

“清楚表述”是商業寫作很重要的原則,選詞或句子要很清楚讓對方知道你的意思。

a.適用的句子或文法是否簡短而直接
b.是否加入標題,讓對方清楚瀏覽
c.應該要條列式的資訊是否清楚列出
d.專業術語有清楚解釋或確定對方了解

2. Conciseness 簡潔

與清晰相互配合,但不要為了縮短信件長度而省略重要訊息。可以把訊息分主題段落或者條列式,讓對方一次可以掌握一個重點。記得避免用I feel or I think 等會使信件更冗長的字句。

a.重點有很快讓對方掌握嗎?
b.不需要的信息都省略了嗎?
c.使用的詞彙不用過於華麗,有清楚讓對方會意嗎?
d.訊息是否重複表述?

3. Correctness 正確

檢查是否有錯誤的資訊或者格式詞句

a.名字、時間、數字等是否正確?
b.詞句或者語法是否正確?會讓人誤解嗎?
c.格式編排確定順暢
d.收件人或者地址沒有錯誤

4. Courtesy 禮貌

郵件信頭信尾的問候只是最基本的,讓對方感受得到自己的誠意,會加速建立雙方良好的關係。

a.不要讓對方等待,盡快給對方想要的訊息
b.確定給對方的資訊是對方需要的
c.使用正確的頭銜稱呼對方
d.適當的信頭信尾問候

5. Considerateness 體貼

確切考慮對方的需要,設身處地幫對方著想

a.有先想到收信的會是誰?
b.提供資訊外,有提供他們沒想到但重要的訊息
c.訊息提供的是否及時?
d.用對方能夠理解的方式傳達?

6. Concreteness 具體

不要有太專業術語或者模糊不清的資訊,用詞具體不籠統。價格、時間、地點等越具體對方越能掌握你的重點。

a.時間、地點、數量、條約是否具體告知
b.還不能確定細節時,有讓對方知道原因?
c.還不能確定時間,有讓對方知道何時能確定?

7. Completeness 完整

有哪一些問題,是對方收到信之後,可能會提出來的疑問?有沒有把這些疑問也一併解釋清楚,省略信件往來的時間。

a.有沒有考量到對方可能會提出的問題?
b.有沒有告知流程應如何處理?
c.對方需要的問題確定都有告知

8. Concinnity 雅緻

較長的文件之中,分配是否得宜合適閱讀?讓整封信件看起來順暢有質感?

a.文件的內容流暢嗎?
b.層次安排清晰明瞭嗎?
c.標題明確破題
d.標題有與文章呼應
e.讀者要的訊息方便搜尋嗎?

因為商用Email是比較正式的文件,在撰寫的時候還是不免感到很緊張(壓力很大QQ)。現在就別再擔心了,快把這些原則和小技巧學起來,讓你在辦公室裡不再因為商用英文書信而坐立難安,順利完成所有待寫的英文Email!

五大英文簡報攻略

老師,老闆要我下禮拜到國外跟我們客戶簡報,怎麼辦?面對現在的工作型態,行銷與表達越來越重要,如果能夠站上台,流利的把內容給表達出來,對於個人的職場形象是一個大大的加分。

出差?請假?加班?

職場上常常用到的英文用法你都會了嗎? 是不是常常要用到時才在google呢? 小編聽到你的心聲了~ 這此一口氣整理了有關請假、出差、加班、書信等商用英文,還不趕快存起來!

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