[保存版]英語メールの基本の書き方・例文と注意したい3つのポイント

英語メール
今回は、英語でメールを送る時のポイントと書き方を紹介します。英語でメールを送るときは、フォーマルなシーンであったり、相手に会ったことがなかったりと緊張するシチュエーションが多いものです。相手に良い印象を持ってもらえるよう書き方をマスターしましょう。

これで安心!英語でメールの書き方

 

海外との取引、留学の手続き、外国人講師とのやり取りなど、英語学習者が英語でメールを機会は少なくありません。日本語でメールを書くときと同様に、英語にも定形文があったり、結びがあったりします。

今回は、英語でメールを送るときのポイントと、書き方&例文を交えながら確認してみましょう。

 

英文メールを書くときに注意したい3つのポイント


まずは、英語でメールを書くときのポイントを紹介します。この3ポイントに注意するだけで、言いたいことが伝わりやすい、読んでもらいやすいメールを書くことができます。

 

メールは「短く簡潔に」が基本


英語でメールを書くときは、「短く簡潔に」を守ることで一気に読みやすさがアップします。

 

日本人は前置きや、相手の状態を慮る表現が多く、長文で主題以外の話も登場する傾向があります。英語のメールを送るときに「短い文章は失礼かも」と悩む日本人が多いようですが、実は必要な情報が簡潔に記載されているメールの方が、しっかり読んでもらえるのです。

忙しいビジネスパーソンに長々しく、パッと内容を把握できないメールをおくれば、最後まで読んでもらえない可能性もあります。日本的な儀礼の挨拶は省いて、短く簡潔に書くことを意識しましょう。

 

メールの「目的」と「相手に行ってほしいこと」を明記する


英語圏の人は伝えたいことをストレートに伝えることを知っている人は多いでしょう。

メールも同様に、メールを送った「目的」と「相手に何をしてほしいのか」をはっきりわかるように作るが重要です。

日本語では、遠回しに相手にお願いをするテイストが主流ですが、英語でははっきりと行ってほしいアクションを明記するようにしましょう。

 

1つのメールに1つのテーマ


1つのメールにたくさんのテーマを盛り込むと、どうしても長くなってしまいます。読み落とされる可能性もあるため、「1つのメールに1つのテーマ」となるように、複数の話題は複数のメールに分けて送りましょう。また、伝える情報がたまらないよう、こまめにメールを送ることも大切です。

 

読まれやすいメールの書き方&よく使う例文


読まれやすいメールは、9つのステップで簡単に作ることができます。挿入する文章を変えて、短く簡潔なメールを作りましょう。

例文

①Tittle:Appointment Request

②Dear Mr. Smith,

③Thank you very much for visiting our office yesterday.
④The reason I am writing this email to you is because I would like to know your availability for next month to schedule a regular meeting.
⑤I am going to propose a new improvement plan.

⑥Please let us know the best date for you.
⑦I look forward to hearing from you.

⑧Best regards
⑨Shiori Gotou
Marketing Department
Amazing Company
+81-XXX-XXXX
shiorigotou@amazing.com



①件名


メールの件名は、メール内容を具体的に、かつ端的に表す短いものが理想です。件名欄は短いため、about / a / theなどは省略するのが一般的です。また、前置詞以外の単語の頭は、大文字にしましょう。

件名の例

Request for Payment「お支払いのお願い」
Request for Estimate「見積もり依頼」
Reservation Confirmation「予約確認」
【Important】Schedule Confirmation for Sep.15th「【重要】9月15日のスケジュール確認」
Thank You for Your Visit on Feb.12th「2月12日のご来社ありがとうございました」
Thank You for Your Reply「メールのご返信ありがとうございます」
Apology for Delay in Shipment「納期遅れについてのお詫び」
My Apology for The Mistake「不手際についてのお詫び」
【Resend】Change to Friday’s Meeting Time「【再送】金曜日の会議時間の変更」



②宛名


目上の人や取引先などに対しては、「Dear Mr./ Ms.」を使います。学校で結婚している女性は「Mrs.」未婚の女性は「Miss.」と習った人も多いでしょう。しかし、女性のみ結婚の有無で敬称を変えることで男女の不平等感が出るため、近年は「Ms.」を使うのが一般的です。そのほか、博士・学者・医者であれば「Dr.」教授であれば「Prof.」と敬称をつけます。

親しい間柄であれば、「Dear」を付けずにそのまま名前で始まることもできます。



③挨拶


日本語のメールと同様に、本文は「挨拶」から始めます。ただし、挨拶も短く簡潔に済ませるのが一般的です。

挨拶の例文

Thnak you for your e-mail「ご連絡ありがとうございます」
Thank you for your reply.「ご返信ありがとうございます」
I really apologize that I was not able to reply your message soon.(すぐに返信でず本当に申し訳ございません」
I am very sorry for causing you a lot of problems with my mistake.「私の不手際でお客様に多大なご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません。」
I am from Amazing company, working in Sales Department.「私はアメイジング会社の営業部の者です」
Thanks for a great project meeting last Tuesday.「先週の火曜日の会への出席ありがとうございます」
How is the A project going?「プロジェクトAはいかがですか?」
I hope you enjoyed the summer holidays.「夏の休暇を楽しまれているといいのですが(楽しんでおられることを願っています)」
It was a pleasure to speak with you yesterday.「昨日お話できて大変良かったです」



④目的


メールを送った目的は、挨拶の次に持ってくることで、「なぜこのメールを読まなければならないのか」を早い段階で相手に伝えることができます。日付や添付ファイルの中身についてを盛り込み、できるだけ具体的にメールを送った理由を記載しましょう。

目的の例文

I’m writing to confirm my appointment on June. 21st.「6月21日のアポイントメントの確認をいたします」
The reason why I am writing this email to you is I would like to ask some questions about the new plan.「私がこのメールを書いた理由は、新しい企画についていくつか質問したいためです」
I am writing you to inform that I’ll be in charge of your company from Feb. 3rd.
「2月3日より御社の担当となりました旨をご連絡致しております」
We would like to have a meeting with you「一度、お会いして打ち合わせをさせていただきたいです」
Here are the files you requested.「添付ファイルをご覧ください」
Attached is a summary report on the new product.「「新商品の概要報告を添付しました」
This is just to let you know that our meeting has been cancelled.「打ち合わせがキャンセルになったことをお知らせいたします」



⑤目的の詳細


メールを送った目的の背景や、補足情報などがある場合は、情報を付け足しましょう。ただし、こと細かく記載すれば、長文となり、読まれにくいメールとなってしまいます。いくつかポイントがある場合は箇条書きを活用しながら簡潔にまとめましょう。



⑥相手にしてほしいこと


メールを送った目的や、周辺情報を提示したら、続いて「相手にしてほしいこと・起こしてほしいアクション」など依頼事項を具体的に記載します。

依頼の例文

Please let us know the best date for you.「ご都合の良い日をお知らせくださいませ」
Please check the file and let me know if it is possible for you to work on this.「そのファイルを確認して、あなたが(仕事を)できるかどうかお知らせください」
Do you mind rescheduling the meeting?「会議の(日時を)リスケジュールしていただけませんか?」
Could I ask you to send the Field Report?「現場報告を送っていただけませんか」
It would be nice if you could call me on at 3 p.m.「3時に私に電話していただけると嬉しいです」



⑦結び


日本語のメールでも「お返事お待ちしています」など、本文を〆る一言を挿入しますよね。英語でも、一言添えるとフォーマルなメールとなります。

気を付けたいのは、「お返事をお待ちしています」をそのまま直訳して「I wait your reple.」などとすることです。「wait」を使うことで、「待ってるから絶対に返事して」と圧力をかけているイメージになってしまいます。

日本人からするとすべてストレートに物事を伝えているように見えますが、必要なポイントを押さえて間接的な表現を活用して丁寧さを出しましょう。

結びの例文

I look forward to hearing from you.「お返事/ご連絡お待ちしております」
I hope to hear from you soon.「お返事/ご連絡お待ちしております」
I look forward to your reply.「お返事お待ちしております」
Please give us your answer by May 5th.「5月5日までに返事をくださいませ」
Looking forward to seeing you.「お会いできることを楽しみにしております。」
Have a great weekend.「良い週末をお過ごしください」
I would appreciate your prompt reply.「すぐにお返事をいただけると有難いです」
Please feel free to ask me any questions.「なにかご質問があればなんでもどうぞ」



⑧結辞


日本語のフォーマルなメールでもかつては、「敬具」「草々」「かしこ」などの結びの言葉が挿入されていました。現在では省略されることの方が多いですが、英語では結辞を付ける方が一般的です。

「よろしくお願いいたします」と似たニュアンスで使われます。

非常に丁寧な結辞の例

Sincerely yours,(アメリカ)
Yours sincerely,(イギリス)
Sincerely,
Respectfully,
Cordially yours,

丁寧な結辞の例

Regards,
Yours truly,
Best regards,
Kind regards,

カジュアルな結辞の例

Thanks,
Thank you,
Best wishes,
Best,



⑨署名


メールの最後を自分の名前で〆るのは、日本語でも英語でも変わりません。ビジネスでメールのやり取りを行うときは、自分の会社・住所・所属・連絡先を記すのが一般的です。メールの多くは署名のテンプレートを保存できるようになっているため、一度作成して保存しておくのがおすすめです。

 

電話番号の「+81」は、日本の国番号を表しています。英語でメールを送る際は、海外から日本の固定電話もしくは携帯電話に電話をかけやすいように、「+81」を付けるようにしましょう。

 

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